Cualquier mudanza requiere una atención especial, pero teniendo en cuenta la complejidad de ciertos traslados, hay algunos que exigen un plus de dedicación para garantizar que todo salga bien.
En el caso de las mudanzas de oficinas, el desafío logístico que suponen es tal que se hace imprescindible la intervención de un equipo profesional la mayoría de las veces, y nadie mejor que ellos para saber en qué fijarse a la hora de elegir una empresa de mudanzas para llevar a cabo traslados de oficinas y espacios de trabajo.
Qué se necesita para hacer una mudanza de oficinas
Más allá del servicio de carga y descarga que viene implícito en todo servicio de mudanzas, al dejar el traslado de unas oficinas en manos de profesionales se tiene la seguridad de que cualquier equipo de trabajo, así como todo el material de uso diario como impresoras, ordenadores, servidores y demás, va a ser protegido debidamente durante la mudanza.
“Elementos como ordenadores o equipos de trabajo especializados, sobre todo en lo relacionado con la electrónica, muchas veces no pueden ser manipulados por el propio personal y se hace fundamental el papel de un equipo especializado en traslados de oficinas para manipular elementos sensibles e imprescindibles para el día a día de la oficina”, comentan los expertos.
Precisamente por ese desafío se necesita un equipo profesional, ya que hace falta puntualidad y planificación para que todos los departamentos sean trasladados eficientemente. “Las mudanzas de oficinas siempre se hacen escalonadas, de forma que la operatividad diaria de la empresa no se vea detenida al completo. Por eso, y por la complejidad del traslado que algunas herramientas de trabajo pueden plantear, es imprescindible planificar adecuadamente el traslado y establecer una hoja de ruta”, explica el equipo especializado en mudanzas de oficinas de Flippers.
Además de planificación y experiencia, para llevar a cabo la mudanza de una oficina es vital que la empresa reorganice su flujo de trabajo para que vaya en consonancia con la capacidad de cada departamento, teniendo en cuenta que, pese a que los traslados de oficinas se llevan a cabo de forma paulatina para impedir el cese total de la compañía, cada equipo de trabajo no estará a pleno rendimiento mientras el traslado de ejecuta.
“Los desafíos que plantea la mudanza de una oficina ponen de manifiesto la importancia de contar con un equipo experto, curtido en traslados de oficinas y que disponga del material necesario para llevar a cabo de manera efectiva el cambio de sede, ayudando a la puesta a punto de los equipos, encargándose de las nuevas conexiones y contribuyendo a que todo salga según lo esperado”, añaden.
En este sentido, contar con herramientas como un inventario detallado, una división de bienes y equipos por departamentos y hacer una previsión de adaptación de los mismos según las disposiciones de los nuevos espacios puede ayudar enormemente a que, una vez en las nuevas oficinas, la puesta a punto sea mucho más fluida.
“En Flippers utilizamos material de embalaje de alta calidad, pensado para dar un plus de protección a todo tipo de enseres, incluyendo el equipo especializado especialmente delicado que se utilice en las instalaciones”, apuntan.
Cómo enfocar la mudanza de una oficina
Más allá de lo que se necesita para realizarla, es importante entender cómo enfocar una mudanza de oficina para que resulte lo menos disruptiva posible. “El primer paso consiste en definir los objetivos y plazos. Hay que decidir en qué fechas se llevará a cabo el traslado y cuáles son las prioridades”, señalan.
“Normalmente, lo que se hace es designar un responsable interno que actúe como enlace entre la empresa de mudanzas y la oficina, para que cualquier imprevisto que surja pueda tener una respuesta adaptada, que es por lo que se nos caracteriza: por ofrecer un servicio de mudanzas plenamente adaptado a los desafíos concretos que plantee cada traslado”, explican desde Flippers.
No hay que olvidar que toda mudanza exige precisión y meticulosidad, de ahí que sea importante contar con un servicio profesional de mudanzas para el traslado de una oficina. “La clasificación y el etiquetado juegan un papel importante: basta con un sistema sencillo de colores o códigos que indique el destino de cada caja o mueble, ya que eso facilita que, en la nueva oficina, cada objeto se coloque directamente en su lugar”, señalan.
En cuanto a lo relacionado con la electrónica, las conexiones y la parte tecnológica en general, hay que prestar una especial atención porque, en cada oficina, la desconexión y posterior instalación de equipos informáticos y de comunicación casi siempre es un momento crítico. “Es necesario hacer copias de seguridad, asegurarse de que el nuevo espacio cuente con la infraestructura necesaria y coordinar la reconexión de forma que el tiempo de inactividad sea el mínimo posible”, añaden. “En ocasiones, la propia empresa de mudanzas ofrece este tipo de asistencia, pero en otros casos es conveniente coordinar con el departamento de sistemas”, matizan.
“Desde el punto de vista de la compañía, la previsión es un factor muy apreciado teniendo en cuenta que es preciso minimizar la interrupción de las actividades, que es siempre uno de los objetivos principales en cada una de las mudanzas de oficinas que llevamos a cabo”, explica el equipo de Mudanzas Flippers. “Para ello, muchas mudanzas se programan en fines de semana o en horarios en los que la oficina no está en funcionamiento, aunque otra alternativa es mantener un espacio temporal desde el que se puedan realizar las tareas básicas mientras el traslado se completa, pudiendo compaginar ambas soluciones según los días que sean necesarios utilizar para completar el traslado”, sentencian.
Acerca de Flippers
Mudanzas Flippers es una empresa especializada en ofrecer servicios profesionales de mudanzas de oficinas. Con más de 45 años de experiencia, destacan por su enfoque personalizado y su capacidad para dar respuesta a los desafíos más complejos que los traslados de gran envergadura plantean.
Ofrecen además una amplia gama de servicios, incluyendo montaje y desmontaje de todo el mobiliario, embalaje y desembalaje, desconexión y transporte en jaulas rolltainer especiales, traslado de SAIs, servidores, impresoras, Rak’s y cajas fuertes, servicio de guardamuebles, capacidad para trasladar hasta 3.000 puestos de trabajo, seguro opcional a todo riesgo, elaboración de procedimiento de traslado acorde a las características contratadas, destrucción certificada de equipos y documentos, gestión de los permisos necesarios y asesoramiento individualizado.
